Uit onderzoek blijkt dat er een direct verband bestaat tussen productiviteit en rommel. Productiviteit en winst dalen wanneer rommel en chaos toenemen.

Onderzoek door de Amerikaanse Vereniging van Professional Organizers (National Association of Professional Organizers, NAPO) toont aan dat rommel veroorzaakt door rondslingerend papier het nummer 1 probleem is voor de meeste bedrijven. Hierdoor wordt 4,3 uur per week besteed aan het zoeken naar kwijtgeraakte documenten. En dat is zonde van de tijd. Immers deze tijd wordt niet besteed aan het werk zelf of aan de klant. Het is zelfs tijd die stress en frustratie in de hand werken. U herkent het waarschijnlijk zelf wel want het overkomt ons allemaal wel eens. Niets zo frustrerend als zoekgeraakte documenten te moeten zoeken. En bijna altijd op een moment dat het niet uitkomt. Niet zo’n probleem als dat zo nu en dan gebeurd. Maar een flinke bron van ergernis als u er dagelijks of wekelijks mee te maken hebt.

Uit een ander onderzoek blijkt dat 9% van de Nederlanders lijdt aan stress op het werk (bron Amerikaanse bureau Directive Analytics). Daarbij geven de Nederlanders aan dat een van de belangrijkste oorzaken voor stress het gebrek aan orde op kantoor is. Ook uit dit onderzoek blijkt dat rommel een belangrijke oorzaak van stress is.
Voor werkgevers een interessant gegeven.

Het gebrek aan orde veroorzaakt productiviteitsverlies. Iemand die zoekt naar een kwijtgeraakt document kan op dat moment niet met zijn werk bezig zijn of een klant te woord staan. Erger wordt het als de medewerker als gevolg van de rommel zijn deadline niet haalt. Voor u als werkgever vervelend. Nog vervelender is het om te weten dat het gebrek aan orde bij een groot deel van de Nederlandse beroepsbevolking stress veroorzaakt.

En zoals velen van u weten kan stress tot een burn out leidt. Nu hoeft dat gelukkig niet altijd zo te zijn maar stress is wel degelijk een complicerende factor in een werkomgeving. Mensen voelen zich opgejaagd en hebben minder plezier in hun werk. Waarom zou u het zo ver laten komen? Een goede structuur en organisatie kan dit immers voorkomen.

Bij een goede structuur op de werkplek wordt bedoeld een goed informatie management systeem waarbij de informatie afkomstig van vele bronnen zoals post, e-mail, telefoon georganiseerd wordt. Lopende werkzaamheden en deadlines worden overzichtelijk opgeborgen zodat voortaan duidelijk is welke taken gedaan moeten worden, welke acties daarmee gepaard gaan en welke deadline daaraan gekoppeld is. En dat hoeft helemaal niet zo veel tijd te kosten om op te zetten. Gemiddeld is een werkplek binnen één tot anderhalve dag helemaal op orde. Daarna is het belangrijk om het opgeruimde bureau bij te houden.

Hoe?

• Door dagelijks uw bureau op te ruimen.
• Door wekelijks een uurtje in te plannen om uw werk te organiseren (taken en deadlines voor de komende week in te plannen).
• Door op vaste momenten uw mail af te handelen.
• Door informatie op papier of in de e-mail slechts eenmaal te lezen en daarna direct af te handelen.
• Door geen spullen meer op uw bureau te leggen die zelden of nooit gebruikt worden.

Met een kleine inspanning krijgt u weer overzicht over uw spullen en werkzaamheden. Doordat u weer grip op uw werk hebt ervaart u meer rust en, niet onbelangrijk, meer plezier in uw werk.

Een werkgever die rommel op de werkplek signaleert zou daarom direct in actie moeten komen. Er voor moeten zorgen, al dan niet met behulp van een professional organizer, dat de werkplek opgeruimd wordt. Zo nodig wordt er een dag ingepland waarop het voltallige personeel rommel opruimt. Om daarna in een prettige stimulerende werkomgeving verder te kunnen werken. Laat de rommel niet de rommel. Structuur aanbrengen op de werkplek is veelal snel te realiseren. En de voordelen zijn groot.

Minder rommel en dus minder stress en ergernis. Geen overbodige tijd meer besteden aan het zoeken naar kwijtgeraakte spullen. En dat is tijd die nu wel besteed kan worden aan het werk en de klanten. En een bijkomend voordeel is dat minder stress ook een verminderd risico op een burn out heeft. Toch prettig als u op deze manier ook nog het risico op ziekteverzuim kan verminderen.

En zo kan een investering van slechts enkele dagen binnen enkele weken al terugverdient worden. En dat is winst.

Hester Zonjee
Professional Organizer

Helmbloem 12
1902 GM Castricum
0251 – 659308
06 25 417 059
info@zonjee-organizer.nl
www.zonjee-organizer.nl

Andere artikelen op PlanJeBudget