Hoe ziet jouw archief eruit? Puilen de laden en ordners helemaal uit zodat het bijna onmogelijk is om er iets in te stoppen of uit te halen? Het is goed om één keer per jaar de tijd te nemen om je archief door te lopen en op te schonen.

Maart is hiervoor een goede maand, want de meeste zaken van het voorgaande jaar zijn binnen en na de opschoning is er weer ruimte voor alle paperassen van het komende jaar.

Bepaal wat je wilt bewaren. Als je alle documenten aan het ordenen bent, vraag jezelf dan steeds af: wanneer heb ik dit opnieuw nodig? Kan ik dit makkelijk ergens anders weer vinden? Bewaar alleen die zaken waar je een goede reden voor hebt om ze te bewaren. En je hoeft niet voorzichtig te zijn, want 80% van wat we archiveren, wordt nooit meer geraadpleegd.

Neem bewaartermijnen in acht. Hoe lang moet je bepaalde documenten bewaren? We zijn bijvoorbeeld wettelijk verplicht om onze boekhouding zeven jaar te bewaren. Het maakt daarbij niet uit of je de gegevens digitaal bewaart of op papier. Alleen de balans en de staat van baten en lasten moeten (ook) op papier worden bewaard. De accountant, belastingadviseur of notaris kan je meer hierover vertellen.

Bewaar alleen actuele zaken binnen handbereik. Documenten die je bijvoorbeeld alleen voor de Belastingdienst moet bewaren, kun je archiveren op een plek waar je niet snel komt. Dan staan ze ook niet in de weg. Denk bijvoorbeeld aan de kelder of de zolder. Indien je zelf niet veel opbergruimte hebt, maar wel een groot archief, is het huren van een (tijdelijke) opbergruimte het overwegen waard.

Sommige zaken kunnen direct weg. Handleidingen van apparaten die je niet meer bezit, gedateerde folders en brochures, uitgewerkte ideeën en concepten, oude tijdschriften en verlopen garantiebewijzen kunnen direct bij het oud papier.

Door op deze manier elk jaar je archief op te schonen, bewaar je geen overbodige zaken en is alles makkelijk terug te vinden.

Saskia in ’t Veld,
Professional organizer

Andere artikelen op PlanJeBudget